De grootste veranderingen in opleidingsadministratie

De grootste veranderingen in opleidingsadministratie

Hans, verantwoordelijk voor het leermanagement binnen een commerciële organisatie, staat voor een grote uitdaging: het kiezen van een geschikt leermanagement systeem (LMS). Een hele klus. Om de juiste keuze te maken moet hij inzicht hebben in de functionaliteiten van verschillende LMS systemen en de organisatiebehoeftes ten aanzien van leren en leermethodes in kaart brengen. Hierbij kan Hans wel wat hulp gebruiken. Hans dacht terug aan hoe hij in deze situatie terecht was gekomen. Ooit had hij zich op natuurlijke wijze vanuit de centrale staf gespecialiseerd in het registreren van opleidingen voor medewerkers. Eerst waren dit groepsopleidingen, ‘in huis’ georganiseerd, maar steeds vaker werden er opleiders van buiten ingeschakeld. Daarnaast gingen individuele medewerkers geregeld naar een training bij een opleidingsinstituut.

Van opleidingsvraag tot aan diploma en factuur
Hans begeleide elke opleidingsvraag tot aan diploma en factuur. De medewerkers zelf kwamen er nauwelijks aan te pas; leidinggevenden bepaalden welke training gevolgd werd. Hans kreeg het echter steeds drukker: de aanvragen namen toe en ook het aantal leveranciers van opleidingen groeide. Hans begon met het registreren van alle aanvragen in Excel om inzicht te krijgen wie wanneer naar welke training ging en van welke leverancier.

De komst van opleidingsbudgetten
Met de groei van opleidingsvragen namen ook de kosten toe: inzicht werd vereist, want facturen van de opleidingsinstituten werden vaak voor elke afdeling onder een andere noemer geboekt. De organisatie besloot tot het instellen van opleidingsbudgetten; deze werden dan weer centraal, dan weer decentraal belegd. In sommige gevallen beschikte de medewerker zelf over zijn eigen opleidingsbudget. Dit alles betekende meer werk voor Hans: zowel administratief als procesmatig. Hans kreeg niet alleen aanvragen vanuit de leiding, ook de medewerker zelf klopte nu bij hem aan. Zij wilden advies over opleidingen en vroegen hem geregeld: wat is eigenlijk de beste opleiding voor mij?

Automatiseren van de opleidingsadministratie
Hans besloot tot het ontwikkelen van een standaard opleidingsformulier, zodat hij een gedeelte van de administratie kon automatiseren. Dit papieren formulier werd al gauw opgevolgd door een digitale versie. Voordeel voor Hans, want nu hoefde hij niet meer alle gegevens te controleren. Zo had hij tijd over om de evaluaties, die inmiddels bij elke opleiding ingevuld werden, te verzamelen en te verwerken. Ook kreeg hij meer ruimte om opleidingen inhoudelijk te beoordelen en kon zo de medewerker beter adviseren.

Inkoopvoordelen
Met de afdeling Inkoop was Hans gekomen tot een aantal voorkeursleveranciers voor bepaalde type opleidingen. Hier stond soms een korting op de opleidingsprijs tegenover. Dat was gunstig, want vanwege de toenemende vraag naar certificatie werden er herhaaldelijk dezelfde trainingen ingekocht.

Leermanagement & leermanagement systemen (LMS)
Aangezien de werkzaamheden, budgetten en het belang van het opleiden van medewerkers groeide werd van Hans verwacht dat hij het leerbeleid opstelde. Hierin zette hij de strategie, didactische visie, de leercultuur en het leeraanbod van de organisatie uiteen. Daarnaast ging hij op zoek naar een geschikt LMS, dat de technologische ondersteuning zou bieden voor zijn leermanagement-beleid.

Herken je jezelf in de situatie van Hans en wil je meer weten over leermanagement en leersystemen?
Neem dan contact met ons op.
Terug naar overzicht