LMS implementaties zijn doorgaans kostbaar en complex. Natuurlijk kun je goedkoop aan de slag met open source software als Moodle of TotaraLMS. Om echter een volwaardige Leer Management Systeem oplossing te implementeren, is naast de software meer nodig. Bijvoorbeeld inbedding in organisatie en processen, ontwikkeling van content en integratie met systemen kosten ook geld en aandacht. In eerste instantie is het daarom nodig om voor de LMS implementatie een goed team samen te stellen. Foreman onderscheidt hierbij het Core Team en het Extended Team. Het Core Team bevat een teamleider / project manager, een learning technology specialist, een training administrator en een IT architect.

Dit is het team dat direct verantwoordelijk is voor de LMS implementatie. Daarnaast moet een Extended Team beschikbaar zijn voor extra ondersteuning op bepaalde punten in het project. Hierin kunnen bijvoorbeeld instructieontwerper, training managers, systeembeheerders en support vertegenwoordigd zijn. Qua team werken we bij Atrivision met een implementatieteam dat bestaat uit deelteams voor functionaliteit (configuratie & proces), inhoud en techniek. Daarbij maken we geen onderscheid tussen Core en Extended. Wel is het in onze ervaring handig om een stuurgroep te hebben die boven het implementatieteam fungeert als escalatieniveau voor complexe problemen.

Naast het team geeft Foreman aan dat er een ‘Implementation Timeframe’ vastgesteld moet worden. Dat lijkt een open deur, want voor elk project heb je een tijdsplanning nodig. Wel interessant is dat hij een bandbreedte aangeeft van 6-12 weken voor een LMS implementatie. Die bandbreedte zien wij ook in veel van de projecten die wij doen. Een technische implementatie van een LMS is in een week geregeld, of op SaaS basis zelfs binnen 24 uur, maar dan begint het pas. Met name het zorgen voor de realisatie van koppelingen, inbedding in processen en werkwijzen van de organisatie en communicatie / change management kosten tijd. Foreman geeft tot slot aan dat verder de flexibiliteit van de organisatie en de helderheid van eisen & wensen van invloed zijn op de doorlooptijd van het project.

Dan naar de feitelijke zes stappen voor de succesvolle LMS implementatie:

Planning

Niet alleen bij de start, maar ook tijdens het implementatieproces blijft planning een cruciale activiteit. Onverwachte eisen & wensen en nieuwe uitdagingen zullen hun kop opsteken tijdens de implementatie. Deze hebben direct invloed op de planning voor het project. De projectleider zal vroegtijdig de impact van deze onvoorziene zaken op de planning (tijd & geld) moeten communiceren en managen. Een competente projectleider is cruciaal om LMS implementaties zorgvuldig en binnen de afgesproken tijd & budget te realiseren. Planning is daarbij een cruciale vaardigheid. Qua planning is het handig om de LMS leverancier te vragen naar een template projectplan. Doorgaans zijn deze templates beschikbaar en ze helpen om alle relevante factoren mee te nemen in de projectplanning. Bovendien hoef je het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden.

LMS configuratie

Een LMS is een standaard platform dat voor verschillende leermanagement vragen en situaties inzetbaar moet zijn. Jouw organisatie heeft natuurlijk specifieke wensen & eisen. Daarop heb je als het goed is de software al geselecteerd om maatwerk te voorkomen. Configuratie is echter nog wel altijd nodig. Een LMS moet dus flexibel aanpasbaar zijn aan de wensen & eisen van jouw organisatie. Daarom is de activiteit LMS configuratie een belangrijke. Deze begint met een standaard of ‘vanilla’ installatie van het LMS en workshops om te komen tot de gewenste LMS configuratie. Zaken die daarbij een rol spelen zijn: gebruikersprofielen en -informatie, domeinen en doelgroepen, toegangsrechten, catalogusindeling en metadata, structuur leeractiviteiten, evaluatie en assessments, competenties, notificaties en rapporten. Best veel zaken die dus aan de orde komen op het moment dat je een LMS gaat configureren en over al die zaken moeten beslissingen genomen worden.

Systeemintegratie

Vaak worden LMS-en geïntegreerd met andere systemen binnen de organisatie. Ten eerste is een integratie met HR systemen gebruikelijk voor het inladen van de gebruikersinformatie. Uiteraard kan dit ook een student informatie systeem of een ledenadministratie systeem zijn. Naast de integratie voor het laden van gebruikersinformatie is een koppeling voor Single Sign-on (SSO) veelvoorkomend. Dit voorkomt dat gebruikers apart moeten inloggen voor het LMS. Verdere integraties die je bij LMS implementaties kunt tegenkomen zijn met HR of andere Portals en e-Commerce systemen. Hoewel integraties steeds meer op standaarden gebaseerd zijn, blijven het complexe activiteiten in een LMS implementatieproject.

Migratie

Als sprake is van een overstap van een bestaand naar een nieuw LMS, krijg je mogelijk te maken datamigratie. Gegevens uit het oude LMS moeten wellicht overgebracht worden naar het nieuwe LMS. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om catalogusinformatie, competentiemodellen en/of opleidingshistorie. Ook dit is een complexe activiteit, omdat de manier waarop de data worden opgeslagen van LMS tot LMS kan verschillen. In het project moet dus goed uitgezocht worden hoe data op een goede en eenvoudige manier overgezet kunnen worden. Voor wat betreft het migreren van e-learning cursussen naar het nieuwe LMS gelden SCORM standaarden als hulpmiddel. Als zowel de e-learning als het LMS SCORM compliant zijn, moeten de cursussen relatief eenvoudig overgezet kunnen worden. Als sprake is van een overstap naar een nieuw LMS, dan is een migratieplan is een belangrijk onderdeel van een projectplan voor de LMS implementatie.

Acceptatietest

Als het LMS klaar staat voor uitrol dan is er uiteraard tussentijds al veel getest en zijn fouten verholpen. Aan het eind vindt altijd nog een integrale acceptatietest plaats om het LMS goed door te testen voor het aan de gebruikers open wordt gesteld. De acceptatie is ook een formele stap in het implementatieproject. Feitelijk wordt het LMS dan geaccepteerd en dit is het signaal dat het projectteam het LMS op de juiste wijze heeft opgeleverd. Het is belangrijk om in de acceptatietest alle onderdelen van het LMS goed te testen. Testen op basis van gebruiksscenario’s werkt daarbij goed om te voorkomen dat alleen maar losse functionaliteiten worden getest. Een brainstorm en uitwerking van procedures en scenario’s is nodig om de acceptatietest goed voor te bereiden. Dit kan bijvoorbeeld door te testen vanuit de verschillende rollen in het systeem.

Het is belangrijk dat voor de test alle voor de scenario’s benodigde content (b.v. gebruikers, cursussen) in het LMS is ingevoerd. Testteams kunnen op basis van uitgewerkte cases of scenario’s aan de slag met testen van het LMS. Een worksheet (b.v. MS Excel) kan handig zijn om het testproces te structureren en de opmerkingen van de testers te verzamelen. Tot slot zijn een goede testplanning en communicatie over de verwachtingen richting testers belangrijk voor een succesvolle acceptatietest.

Go-live

De laatste stap is de feitelijke uitrol van het LMS in de organisatie. Het is belangrijk dat de Go-live soepel verloopt, dus afstemming binnen het Core Team is noodzakelijk om de laatste risico’s en obstakels te inventariseren en managen. Het is belangrijk om de communicatie in gang te zetten, een helpdesk in te richten of voor te bereiden en eventueel een back-out periode vast te stellen. De black-out is nodig als wordt overgestapt van een oud naar een nieuw LMS. Dan is het oude systeem ‘bevroren’ en kunnen de data worden gemigreerd naar het nieuwe LMS. Vervolgens kan het nieuwe LMS met toevoeging van de bestaande data opengesteld worden. Een dergelijke black-out periode plannen wij doorgaans in een avond of weekend om de gevolgen voor gebruikers zoveel mogelijk te beperken.

Foreman geeft tot slot aan “the devil is in the details”. De implementatie van een LMS is een complex project dat een aanzienlijk beslag op resources doet. Natuurlijk kun je gaan voor een standaard oplossing en hiermee snel van start gaan. Uiteindelijk ontkom je echter niet aan inbedding in organisatie en processen. Bovendien ontstaan ook vaak wensen voor integratie, uitbreiding en rapportages. Op de lange termijn ontkom je er dus niet aan om over de zes stappen na te denken. Ze helpen om te voorkomen dat het LMS niet ten volle benut wordt en in een nachtmerrie eindigt. De zes stappen voor succesvolle LMS implementatie komen we bij Atrivision ook in implementaties tegen. Wij hanteren een andere indeling op basis van de TotalSuccess methodiek voor LMS implementaties, maar de stappen zijn herkenbaar.

Wil je meer informatie over hoe wij LMS software implementeren? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over het succesvol implementeren van een Learning Management Systeem.

 

 

Meer weten over een leermanagement systeem? Bekijk ons e-book

Print Friendly, PDF & Email